Monitorizar el gasto de la flota en combustible. Controlar los planes de mantenimiento y reparaciones de las unidades. Elegir la ruta más óptima para el transporte. Gestionar con acierto una flotilla de vehículos conlleva la toma de una gran cantidad de decisiones cada día. Aunque se pueda pensar que el principal objetivo de los gestores en la administración de una flota vehicular es obtener eficiencias y ahorro, la clave, antes, está en saber tomar las mejores decisiones para lograrlo.

Administración de flota vehicular e información precisa

Para tomar buenas decisiones en tiempo real es imprescindible contar con información fiable sobre todo lo que afecta a nuestra actividad productiva. Se trata del primer paso para poder establecer comparaciones posteriores. Solo podremos responder a estas preguntas de forma correcta si podemos visualizar los datos y compararlos. Y aquí es donde intervienen las herramientas de gestión de software, reduciendo el tiempo y los recursos que debemos destinar a ello. Estas son los pilares de la mejor gestión:

Hacerse las preguntas adecuadas.

Para la administración de una flota vehicular de forma óptima debe encontrarse respuesta a una serie de preguntas básicas que permitan conocer si se está mejorando o empeorando en cuanto a rendimiento y productividad. En cuanto a los costos que provienen del desempeño normal de la actividad de nuestras unidades, se debe conocer si están aumentando, manteniéndose o reduciéndose.

Otra pregunta fundamental gira en torno a la eficiencia. ¿Deben reemplazarse los vehículos que se están utilizando en la actualidad por unos nuevos y que resulten más rentables, por ejemplo, porque consuman menos o se averíen con menor frecuencia? Las preguntas no acaban aquí, sino que se hacen extensibles a las condiciones, precio y servicios de los proveedores y a qué operativa desarrollamos para disminuir los costos. ¿Son las más efectivas para ello o se debe optar por otras?

Indicadores de rendimiento de gestión de flota.

No solo deben monitorizarse a diario los KPIs de administración de una flota vehicular, sino que hacerlo del modo óptimo es lo que define a aquellas compañías que alcanzan sus objetivos. Los 5 indicadores de gestión de flota vehicular clave son el consumo de combustible; la relación entre mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo (mc/mp); el coste por hora y coste por unidad; el plazo de tiempo para las entregas; y el KPI sobre la conducción de los vehículos (una conducción eficiente llega a suponer un ahorro medio en carburante de entre el 10 y el 15%).

Control y cálculo de los costos directos e indirectos

Para conseguir el objetivo de desarrollar la mejor administración de flotas de vehículos es necesario contar con el adecuado cálculo de todos los gastos de la flota. Estos costos relacionados con la gestión de flotas se dividen en directos e indirectos. Los primeros, a su vez, pueden subdividirse en fijo o variables. Los costos directos fijos incluyen a los gastos de operación, como los seguros, impuestos y tasas, y los de capital, como las financiaciones, compras o amortizaciones. Los costos directos variables se distinguen entre eludibles, como las sanciones, los incentivos o las dietas, y aquellos que se consideran ineludibles, sobre todo el gasto en carburante, pero también los mantenimientos o los accidentes.

El otro apartado, el de los costos indirectos, incluye a los recursos utilizados para la administración de la flota vehicular, ya sean humanos o materiales. De ellos forman parte los pagos en retribuciones salariales, las licencias de software y hardware o el propio pago de los gastos vinculados a las instalaciones de la compañía.

Alertas e informes para la toma de las mejores decisiones

No solo es importante dominar las métricas por las que es posible conocer cuál es el rendimiento de nuestros vehículos y de la operativa de nuestra flota. Para calibrar y medir los planes de actuación deben realizarse análisis de datos que ayuden a saber cómo reducir los gastos en la gestión de una flota de vehículos.

Un software de gestión es el mejor aliado para ello porque proporciona reportes configurables. A partir de ellos es posible establecer comparativas de datos, encontrar aciertos y errores y ajustar las distintas decisiones que se toman sobre los vehículos y todo lo que gira en torno a ellos. También es posible recibir avisos en forma de notificaciones o alertas para estar al tanto de eventualidades, como cambios repentinos de rendimiento, situaciones de fraude o, por ejemplo, del precio al que se adquiere el combustible a un proveedor. Todo ello permite tomar las mejores decisiones.

Control y visualizaciones de los datos

Para desarrollar la mejor administración de una flota vehicular es necesario tomar decisiones de alto valor añadido. Se trata de algo incompatible con el desempeño de labores que pueden realizarse de manera automatizada y regular. Por ello los software de gestión cumplen con esa función y además proporcionan los datos para acertar en cada acción. Sin embargo, deben ser ágiles y sencillos en su utilización para servir al fin para el que han sido creados y contratados.

La integración de datos procedentes de distintas soluciones (optimización de rutas, combustibles, peajes, etc.) debe ser compatible con la visualización rápida de esa información porque el tiempo es un recurso muy limitado para los gestores de flotas. Las integraciones con tarjetas de combustible o con sistemas de planificación de recursos empresariales garantizan una visión global de la operativa y del negocio y permiten aunar, en una sola plataforma, los procesos de trabajo de distintos equipos, lo que aumenta el ahorro y la productividad.